Auch wenn sich schon viele Geschäftsprozesse mit, oder gerade durch, WhatsApp etabliert haben, ist der Einsatz von WhatsApp im Unternehmen kritisch zu betrachten. Die produktive Verwendung von WhatsApp ist damit verknüpft, dass das Adressbuch des Anwenders vollständig an die Server des Dienstbetreibers übermittelt wird.
Man könnte zwar theoretisch zwischen den Anwendern von WhatsApp von einer konkludenten Einwilligung in die Übermittlung ausgehen, leider sind von der Übermittlung jedoch auch alle Betroffenen erfasst, die WhatsApp nicht verwenden. Daraus folgt, dass die für diese Übermittlung benötigte Rechtsgrundlage nicht vorliegt.
Im Ergebnis bedeutet dies, dass die Nutzung von WhatsApp auf Endgeräten des Unternehmens untersagt werden müsste! Womöglich ist WhatsApp jedoch bereits in Ihren Kommunikationsalltag mit Ihren Kunden integriert, oder es werden bereits Vorgänge im Interesse des Kunden damit abgewickelt. Ein vollständiges Verbot ist daher aus Sicht der Kundenzufriedenheit mitunter nicht zielführend.
Welche Möglichkeit bleibt Ihnen nun, damit der Betrieb von WhatsApp in Ihrem Unternehmen trotzdem möglich ist, bzw. wie können die Rechte der Betroffenen, die WhatsApp nicht nutzen, gewahrt bleiben?
Bei mobilen Endgeräten mit anteiliger privater Nutzung sollte eine Containerlösung im Rahmen einer MDM-Lösung eingesetzt werden, welche die betrieblichen Daten von den privaten Bereichen trennt. Die private Nutzung von WhatsApp würde damit weiterhin möglich bleiben. Sobald ein Betroffener eine Anfrage an das Endgerät des Mitarbeiters sendet, ist lediglich die Rufnummer als Absender ersichtlich.
ACHTUNG: Hier ist datenschutzrechtlich der nächste Fallstrick zu erkennen: Damit der jeweilige Teilnehmer in WhatsApp für die Zukunft nachvollziehbar erkennbar ist, könnte es passieren, dass der Mitarbeiter nun die Kontaktdaten des jeweiligen Betroffenen in das eigene/private Telefonbuch überträgt. Dies sollte im Rahmen einer Unternehmensrichtlinie unterbunden werden.
Es gibt eine datenschutzkonforme Art WhatsApp im Unternehmen einzusetzen: Die einfache Bereitstellung eines Empfangsweges für WhatsApp-Nachrichten:
Stellen Sie aktiv für Ihrer Kunden einen Empfangsweg für WhatsApp-Nachrichten zur Verfügung.
Dieser Empfangsweg, sagen wir vereinfacht das „WhatsApp-Handy“, hat keinen Zugriff auf die Unternehmenskontakte, wodurch eine Übermittlung von Betroffenendaten an die Server von WhatsApp ausgeschlossen wird. Erhaltene Informationen können den normalen Kundenvorgängen zugeführt werden.
Uns ist bewusst, dass dieser Weg nicht schön oder komfortabel ist, jedoch sehen wir aus Sicht des Datenschutzes derzeit keinen anderen Weg zur konformen Nutzung von WhatsApp im Unternehmensumfeld.
Andere Anbieter von Kommunikationsdiensten kommen ohne den vollständigen Abgleich der Kontaktdaten aus und sind daher unproblematischer in ihrer Nutzung, jedoch auf Grund der Marktdurchdringung von WhatsApp nicht unbedingt als Alternative zu betrachten.
Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu den oben aufgeführten Informationen haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung. Anregungen oder Lösungsansätze sind ebenfalls jederzeit willkommen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Datenschutzbeauftragten der CompliPro GmbH
WhatsApp im Unternehmen
