Ihr Guide durch den Datenschutzdschungel

Nie war der rechtssichere Datenschutz für Unternehmen wichtiger als jetzt, denn durch die derzeit geltenden Datenschutzgesetze (vor allem DSGVO und BDSG) werden die Unternehmen mit weitreichenden Nachweispflichten konfrontiert.

Mit uns an Ihrer Seite dürfen Sie auf einen kompetenten und erfahrenen Partner vertrauen, der Ihnen im Bereich Datenschutz stets ein rechtssicheres Agieren ermöglicht.

Wichtige Regelungen der Datenschutzgrundverordnung im Überblick

  • Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist in der Regel ab 20 Mitarbeitern verpflichtend.
  • Datenschutzvorfälle sind innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden.
  • Betroffenenanfragen müssen innerhalb eines Monats beantworten werden.
  • Das Führen eines Verzeichnisses aller Datenverarbeitungstätigkeiten ist verpflichtend.
  • Notwendige Einwilligungen der Betroffenen müssen nachgewiesen werden können.
  • zudem weitere Dokumentationspflichten und ggf. Datenschutzfolgenabschätzungen

“Verantwortlicher” im Sinne der Datenschutzgesetze sind u.a.:

  • Alle Unternehmen, die in der EU ansässig sind.
  • Außereuropäische Unternehmen, die
    • eine Niederlassung in der EU haben oder
    • personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten

Die “Rechenschaftspflicht”, oder auch Nachweispflicht, verlangt, dass die notwendigen Dokumente und Prozesse zur Einhaltung der DSGVO vorhanden sind, eingehalten werden und nachweisbar sind:

  • Sind alle notwendigen Einwilligungen der Betroffenen vorhanden und wird angemessen auf einen eventuellen Widerruf reagiert?
  • Gibt es Prozesse, die eine Wahrnehmung der Betroffenenrechte, wie z.B. dem Auskunftsrecht ermöglichen?
  • Wie werden Verletzungen der Grundziele des Datenschutzes (“Vertraulichkeit”, “Integrität” und “Verfügbarkeit”) behandelt? Also wie wird mit „Datenpannen“ bzw. IT-Sicherheitsvorfällen umgegangen?

Die “Rechenschaftspflicht”, die sich aus Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 DSGVO ergibt, sieht vor, dass der Verantwortliche eine dem Risiko angemessene Datenschutzorganisation etabliert und ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) einrichtet. Ziel ist eine Einführung und Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen, die die Einhaltung der Datenschutzregelungen gewährleisten.

Zu den personenbezogenen Daten zahlen zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Mail-Adresse, Biometrie, Gesundheitsdaten, religiöse Zugehörigkeit, politische Gesinnung, Kfz-Kennzeichen, Kontodaten, IP-Adressen, Standortdaten und Cookies. Verarbeitet Ihr Unternehmen auch nur eine dieser Arten personenbezogener Daten, sind Sie von der Datenschutzgrundverordnung betroffen.

Der Verantwortliche ist der Normadressat der DSGVO und muss für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten Sorge tragen. Definiert wird der Verantwortliche dabei in Art. 4 Nr. 7 DSGVO und orientiert sich an der natürlichen oder juristischen Person, die darüber entscheidet, welche personenbezogenen Daten mit welchen Mitteln und zu welchem Zweck verarbeitet werden. Bei juristischen Personen liegt damit die Verantwortung für die Einhaltungen der datenschutzrechtlichen Pflichten bei der obersten Leitungsebene, also bei der Geschäftsführung bzw. beim Vorstand.

Natürlich ist es der Geschäftsleitung möglich, einzelne Teilaspekte des Datenschutzes auf andere Bereiche des Unternehmens verlagern. So dürfte es wenig verwundern, wenn die Bewertung und Implementierung technischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten beispielsweise an die IT-Abteilung delegiert werden.

Damit der Verantwortliche, bzw. die Mitarbeiter, in der Lage die datenschutzrechtlichen Pflichten zu erkennen und umzusetzen bedarf es datenschutzrechtlicher Kenntnisse, die entweder intern vorhanden sein muss, oder extern eingekauft wird. Eine Möglichkeit zum Einkauf dieser benötigten Fachkunde besteht in der freiwilligen Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

Auch wenn die rechtlichen Vorgaben aus DSGVO und BDSG den Verantwortlichen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichten, verbleibt die Gesamtverantwortung bei der obersten Leitungsebene. Dies liegt an den von der DSGVO festgelegten Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Gemäß den in Art. 39 DSGOV normierten Aufgaben, übernimmt der Datenschutzbeauftragte einer beratende, informierende und prüfende Position in der Gesamtorganisation. Im Umkehrschluss verbleibt die Umsetzungspflicht in jedem Fall beim Verantwortlichen.

Damit der Datenschutzbeauftragte seinen Aufgaben effektiv nachkommen kann , muss dieser über die Abläufe und Änderungen im Unternehmen informiert werden. Die DSGVO sieht daher vor, dass der Datenschutzbeauftragte frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird und dass der Datenschutzbeauftragte vom Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt wird.

Gerade die frühzeitige Einbindung stellt dabei des Öfteren eine Herausforderung für das Unternehmen dar, da jeder einzelne Mitarbeiter in den Fachabteilungen daran denken muss, den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig zu konsultieren. Zur Erleichterung dieser Aufgabe und um Informationen des Datenschutzbeauftragten effektiv im gesamten Unternehmen zu verteilen, empfehlen wir die Bildung einer Schnittstelle im Unternehmen – der Datenschutzkoordinator. Als Mitglied der Gesamtorganisation des Verantwortlichen hat der Datenschutzkoordinator die Möglichkeit Änderungen frühzeitig mitzubekommen und an den Datenschutzbeauftragten zu kommunizieren, damit dieser beratend bei der Umsetzung der Änderung unterstützen kann.

Der Datenschutzbeauftragte

  • unterrichtet den Verantwortlichen, sofern Umsetzungs- oder Anpassungserfordernisse erkennbar werden. Diese Aufgabe kann dabei vom Datenschutzbeauftragten aktiv eingeleitet und durchgeführt werden.
  • berät den Verantwortlichen, in Bezug auf konkrete Fragen zur Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen. Eine entsprechende Beratung erfolgt in der Regel reaktiv und muss daher durch den Verantwortlichen eingeleitet werden.
  • kontrolliert die Umsetzung des Datenschutzes. Dazu kann er anlassbezogen auf Verdachtsmomente reagieren, oder anlasslos eigene Kontrollen durchführen.
  • Zudem ist der Datenschutzbeauftragte für alle Betroffenen, intern und extern, erreichbar und unterstützt die Betroffenen bei der Wahrnehmung der zugesicherten Rechte. Darüber hinaus ist der Datenschutzbeauftragte auch Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden und hilft bei der Klärung datenschutzrechtlicher Fragen, die im Zusammenhang mit der für den Verantwortlichen verpflichtenden Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden.

Risiken eines Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung

Bei Verstößen drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 10 Millionen Euro
oder 2 % Ihres Jahresumsatzes

Bei schweren Verstößen drohen
Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro
oder 4 % Ihres Jahresumsatzes

Gefahr von Mitarbeiter-Klagen und Einklagung immaterieller Schäden

Der Datenschutzbeauftragte für Ihr Unternehmen

  • Mit CompliPro als Datenschutzbeauftragter erfüllen Sie eine wichtige Forderung der DSGVO
  • Als Unternehmer rechtssicher agieren – mit CompliPro vermeiden Sie empfindliche Strafen
  • Kurze Reaktionszeiten – reagieren Sie schnell auf Datenschutzvorfälle und beantworten Sie Datenanfragen Ihrer Kunden fristgerecht
  • Umfangreiches IT-Wissen – CompliPro verfügt über langjährige Kompetenz im Bereich IT-Sicherheit
  • Sicherheitslücken aufdecken und schließen – wir beraten Sie bei der technischen Umsetzung des Datenschutzkonzeptes
  • Rechtssicher agieren – CompliPro handelt nach deutschen Datenschutz- und IT-Sicherheitsverordnungen
  • Geprüfte Kompetenz – belegt durch zahlreiche Zertifikate, z.B. ISO 17024
  • Professionelle Schulungen Ihrer Mitarbeiter im Bereich Datenschutz
  • Am Puls der Zeit: Unsere Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen und Seminaren Teil, um im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit stets auf dem neusten Stand zu sein

Der Datenschutz-Partner für Ihr IT-Systemhaus

  • CompliPro als kompetenter Partner – erweitern Sie Ihr Dienstleistungsportfolio um das Thema Datenschutz
  • Das Plus für Ihre Kunden – Sie kommunizieren ein hohes Maß an Professionalität und Sicherheit
  • Sie profitieren auch intern von einem professionell ausgearbeiteten Datenschutzkonzept
  • Stärken Sie Ihre Position am Markt – gewinnen Sie das Vertrauen potenzieller Kunden
  • Wir prüfen Ihre Auftragsverarbeiter auf Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung
  • Technische Kompetenz – aufgrund jahrelanger Erfahrung in der IT-Branche verstehen wir, was Ihr Unternehmen bewegt
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Überlassen Sie Ihren Datenschutz nicht dem Zufall.

Mit CompliPro an Ihrer Seite werden Sie sämtlichen Anforderungen
der Datenschutz-Grundverordnung jederzeit gerecht.

Jetzt Kontakt aufnehmen!

Bei Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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