Erinnerung: Auch E-Mails können vom Finanzamt angefordert werden!

Bereits in unserer Orientierungshilfe zur GoBD in Verbindung mit dem Datenschutz vom 10.08.2019 haben wir darauf hingewiesen, dass die Aufbewahrungspflichten auch für E-Mail gelten! E-Mails können Handelsbriefe und – beispielsweise als Rechnungsdokument – auch steuerlich relevant sein. Damit unterliegen diese E-Mails ebenfalls den Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO.

Am 30.04.2025 hat der BFH zu diesem Thema erneut einen Beschluss gefasst. Nach diesem Beschluss können auch E-Mails eben Handels- und Geschäftsbriefe darstellen und die Finanzverwaltung ist im Prüfungsfall berechtigt entsprechende E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Allerdings ist die Finanzverwaltung nicht dazu befugt, vom Unternehmen ein Journal aller E-Mails zu verlangen oder erstellen zu lassen.

Aufzubewahren sind nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern jegliche Korrespondenz, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts im Sinne des §§ 343, 344 des Handelsgesetzbuchs (HGB) bezieht.

Digitale/digitalisierte Unterlagen sind dabei auch digital vorzuhalten, ein Ausdruck auf Papier ist gem. den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ nicht ausreichend. Zudem muss die Aufbewahrung vollständig und unveränderbar erfolgen – über den gesamten geforderten Aufbewahrungszeitraum.

Zudem ist eine Verfahrensdokumentation gefordert, die die Buchhaltungsprozesse und die Nachprüfbarkeit der Bücher unterstützt und die eingesetzten DV-Systeme beschreibt.

Werden Mängel festgestellt, kann dies zu (teuren) Zuschätzungen bei einer Betriebsprüfung enden. Daher sollte man sich im Vorfeld angemessen mit dem Thema beschäftigen.

Empfehlung für Unternehmen

Beschäftigen Sie sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation. Möglicherweise kann Ihnen Ihr Softwarehersteller Ihrer Warenwirtschaft einen ersten Entwurf liefern. Ansonsten können wir Ihnen gerne ein webbasiertes Tool zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation vorstellen.

Stellen Sie sicher, dass alle Handelsbriefe in angemessener Zeit vollständig rekonstruierbar sind. Häufig bietet sich die Option einer E-Mail-Archivierung an, da Sie damit nicht dem Anwender die Pflicht zur Aufbewahrung überlassen und einige Fehlerquellen vermieden werden.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Fragen zur Aufbewahrung im Rahmen der GoBD oder zur Verfahrensdokumentation haben.

Was ist mit dem Datenschutz?

Grundsätzlich ist die Archivierung der Geschäftsbriefe kein datenschutzrechtliches Problem, denn die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, sofern eine rechtliche Vorschrift dies erforderlich macht (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wichtig ist jedoch, dass Sie sicherstellen, dass die archivierten Informationen innerhalb einer angemessenen Frist nach dem Wegfall der Aufbewahrungspflicht auch wirklich gelöscht werden. Wir verweisen an dieser Stelle auf die allgemeinen Löschpflichten und auf das Löschkonzept.

Eine Besonderheit ergibt sich bei der Berücksichtigung von Bewerbungen im Personalwesen. Hier sollte ein Funktionspostfach genutzt werden, welches nicht in die allgemeine Archivierung mit aufgenommen wird, damit Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschbar bleiben.

Die private Nutzung von Internet und E-Mail muss ebenfalls im Unternehmen geregelt werden, denn grundsätzlich steht auch den eigenen Mitarbeitern ein Löschanspruch zu, dessen Berücksichtigung durch eine E-Mail-Archivierung erschwert wird!

Bei Auskunftsersuchen betroffener Personen kann gem. §34 Abs. 1 Nr. 2 BDSG auf eine Wiedergabe von Daten verzichtet werden, wenn diese lediglich zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gespeichert sind und eine Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde, und keine weitere Verarbeitung zu anderen Zwecken stattfindet. Eine entsprechende Einschränkung der Auskunft ist allerdings zu dokumentieren.

Fazit

Prüfen Sie, ob Sie im Prüfungsfall in der Lage sind, die möglicherweise angeforderten Handelsbriefe in angemessener Zeit verfügbar zu machen. Sollten Sie Zweifel daran haben, dass die Aufbewahrung der Handelsbriefe vollständig und dauerhaft sichergestellt ist, sprechen Sie mit Ihrem IT-Verantwortlichen oder IT-Berater, ob die Einführung einer E-Mail-Archivierung zielführend wäre.

Pflegen Sie Ihre Verfahrensdokumentation in angemessener Form, denn auch die Verfahrensdokumentation ist über die gesamte Aufbewahrungsdauer vorzuhalten.

Fragen?

Unsere Orientierungshilfe zur GoBD und DSGVO ist für unsere Mandanten im BK5 der Dateiablage abrufbar. Dort ist auch eine Argumentation zu Funktionspostfächer im Bewerbungsverfahren (vom 24.10.2022) abrufbar.

Darüber hinaus stehen wir bei Fragen gerne zur Verfügung!